Rederiaktiebolaget Eckerö ble grunnlagt i 1961 og i dag har konsernet vokst til å omfatte ca. 850 ansatte. Under merkevaren Eckerö Linjen driver de med bilferge mellom Eckerö og Grisslehamn, men selger også alt fra enkle overnattinger til ulike pakketurer, gruppeturer, sportsturer og konferanser på Åland. Søsterselskapet Eckerö Line driver bilfergeforbindelser mellom Helsingfors og Tallinn, hvor driften er fokusert på rutetrafikk for både last og passasjerer.

Konsernet inkluderer også Eckerö Shipping, som driver RoRo-trafikk med egne fartøy mellom Finland og Sverige til kontinentet, og busselskapet Williams Buss, som arrangerer pakketurer og turer. Den totale årlige omsetningen i 2023 utgjorde cirka 220 millioner euro og konsernet fraktet cirka 3,1 millioner passasjerer og cirka 176 000 fraktenheter på egne ruter.

Syneritys samarbeid med konsernet startet i april 2024, og oppdraget var å implementere et nytt ITSM-system for IT-avdelingen.

– Vi brukte tidligere en annen ledende ITSM-løsning, men på dette tidspunktet føltes det som om utviklingen deres hadde stoppet opp. Videre begynte ledelsen å føle seg utfordrende og vår avhengighet av konsulenter var blitt for stor. Ideen oppsto om å starte fra bunnen av, og vi begynte derfor å se på andre ITSM-plattformer,
sier Ecco Weckman, integrasjonsarkitekt ved Rederiaktiebolaget Eckerö.

– Etter å ha sammenlignet mange ulike alternativer, slo vi oss til slutt på Freshservice . Vi syntes løsningen var ryddig og oversiktlig med et brukervennlig grensesnitt og enkel å administrere. Det var også en forutsetning for å kunne jobbe sammen med en skandinavisk partner, og derfor var vi utrolig glade for å finne Synerity og at samarbeidet vårt fungerer så bra, fortsetter han.

Gjennomføringen av Freshservice for IT-avdelingen ble ferdigstilt medio 2024, men i nær fremtid vil også HR- og lønnsavdelingen bytte ut sin manuelle måte å jobbe på via epost til fordel for samme løsning. På sikt er det også planer om å innlemme eiendomsavdelingen og andre datterselskaper i selskapet. Freshservice .

– Implementeringsprosessen gikk veldig greit og vi har fått fenomenal hjelp fra Syneritys konsulent Erik Alm, som er en virkelig ressurs. Det er utrolig verdifullt å kunne motta støtte fra kunnskapsrike, erfarne og løsningsorienterte mennesker. Erik har også vært uvurderlig i å understreke viktigheten av dokumentasjon og manualer for organisasjonen.

– Videre har Susanne Ewéo hjulpet oss med å få inn HRs lønns- og helseadministrasjonsavdeling Freshservice , og nå ønsker både eiendomsavdelingen og Eckerö Linjen å inkludere sin interne saksbehandling i løsningen. Det er flott at flere vil bruke det. Freshservice og at det blir et konserndekkende verktøy. Ved hjelp av automatisering og AI kan hele driften bli mer effektiv og vi kan øke tilfredsheten til både ansatte og kunder, bemerker Ecco Weckman.

Også på Synerity Vi er veldig stolte og glade for samarbeidet med Rederiaktiebolaget Eckerö, ikke minst basert på konsernets innsats for hele tiden å utvikle og forbedre sine tjenester.

– Det er utrolig inspirerende at en relativt liten organisasjon viser en slik modenhet i hele tiden å strebe etter innovasjon og forbedring. Dette sikres gjennom tydelig veiledning fra CIO og ved kontinuerlig å fortsette å måle seg og utdanne seg innenfor ITIL og andre rammer. Mange organisasjoner kunne ha lært mye av å følge reisen som Rederiaktiebolaget Eckerö har satt kursen mot, avslutter Erik Alm, som er teknisk konsulent og en av grunnleggerne av Synerity .

Utfordringen:
Samarbeidet med Rederiaktiebolaget Eckerö (heretter RABE) startet i april 2024. Oppdraget var å implementere et nytt ITSM-system for IT. I en periode hadde RABE brukt en annen ledende ITSM-løsning med stor lokal tilstedeværelse. De hadde imidlertid ikke klart å komme videre med løsningen og administrasjonen føltes utfordrende og avhengigheten av konsulenter var stor. Etter en nøye anskaffelsesperiode ble løsningen endelig valgt. Freshservice som vil bli levert av partneren Synerity .

Løsningen:
De marine operasjonene som RABE driver krevde at ITSM-løsningen kunne løse utfordringen med å bruke løsningen via mobile enheter. IT-staben utfører jevnlig vedlikehold og oppgradering av IT-utstyr på selskapets båter, og deler av arbeidsstokken eier ikke engang en datamaskin, men jobber utelukkende fra mobiltelefoner. En annen viktig milepæl var å forenkle styring og videreutvikling av ITSM-løsningen og parallelt identifisere mer langsiktige strategiske mål for IT. For å komme dit bestemte RABE seg for å samarbeide med Synerity implementere en MVP av Freshservice ved hjelp av Syneritys smidige metodikk for prosjektgjennomføring. En nøkkel til suksess er at denne prosjektimplementeringen også fungerer som løpende opplæring for både administratorer og superbrukere.

Implementeringsprosjektet ble avsluttet tidlig i juni 2024. Etter ferien fortsatte samarbeidet med å i fellesskap lage strategisk plan for 2025 ved å utvikle et veikart for Freshservice . Administratorer og superbrukere forbedret ferdighetene sine ytterligere ved å ta Syneritys pakkede opplæringskurs. Siden da, Synerity og RABE har hatt jevnlig samarbeid med fokus på råd om hvordan tiltak bør adresseres, prioriteres og gjennomføres.

Utfallet:
Mottakelsen av Freshservice i virksomheten har blitt svært godt mottatt. IT har ledet an og har fortsatt innføringen av Freshservice med lansering av sin nye endringsledelse sammen med Asset Management-prosessen. HR- og lønnsavdelinger vil snart gå over fra sin manuelle arbeidsmetode via e-post til å bruke Freshservice . Det er også planer om å hente inn eiendomsavdelingen og andre datterselskaper. Målet for resten av 2025 er å effektivisere bestillingsprosesser, fokusere på selvbetjening ved hjelp av AI-agenter som leser fra eksterne CMS-systemer men gir svar direkte i Microsoft Teams, men også å automatisere onboarding-prosessen. Mange av disse områdene gjør at IT og andre avdelinger kan fokusere mer på å forbedre arbeidsmetoder og ved hjelp av automatisering og AI oppnå høyere nivåer av kundetilfredshet og dermed øke produktiviteten.