Helsingborg hjem
Helsingborgshem er et offentlig boligselskap grunnlagt i 1946 og eid av Helsingborg kommune. Selskapets oppgave er å skape attraktive boliger som bidrar til at byen vokser, utvikler seg og blir en attraktiv by å bo i.
Helsingborgshem har også som oppdrag å delta i byutviklingsarbeid, sørge for god service i de ulike bydelene, og bidra til å gjøre Helsingborg til en åpen og inkluderende by og fremme fellesskap og trygghet. Den totale eiendomsporteføljen omfatter omtrent 12 000 leiligheter og 200 næringslokaler fordelt på omtrent 30 forskjellige boligområder.
Virksomheten har nå vokst til å omfatte litt over 250 ansatte, og hvis man ser på statistikken, bor omtrent én av syv innbyggere i Helsingfors i en eiendom som tilhører Helsingborgshem. Virksomheten skal drives i henhold til forretningsprinsipper på en måte som fremmer langsiktig bærekraftig utvikling, både økonomisk, sosialt og økologisk.
Da det var på tide at Helsingborgshems IT-avdeling skulle begynne å se etter et nytt, mer moderne og brukervennlig ITSM-system, vendte de snart oppmerksomheten mot Freshservice Etter nøye overveielse endte de opp med å velge den som sin nye løsning og ansette Synerity som sin lokale partner.
– Vi satt tidligere fast med et utdatert saksbehandlingssystem som rett og slett ikke lenger oppfylte forventningene og behovene våre. En av grunnene til at vi valgte Freshservice ettersom vår nye løsning er at det var god erfaring med plattformen i organisasjonen fra før, og jeg har selv vært med på å implementere den på tidligere arbeidsplasser. Freshservice er ikke like tungvint som mange av de andre store aktørene, og enkelheten gjør det enkelt å håndtere det daglige arbeidet selv for nybegynnere. I tillegg er det ikke så konsulenttungt, men det er mulighet for å gjøre mye av utviklingen selv. De fleste løsningene vi kjøper inn nå er SaaS-løsninger slik at vi ikke trenger å forholde oss til vedlikehold og oppdateringer, sier Filip Landén, leveringssjef for IT hos Helsingborgshem.
Filip fremhever også fordelene ved å ha en svensk partner som også er basert i samme by. Og han er imponert over kunnskapen og ekspertisen Syneritys konsulenter kunne bidra med under implementeringen.
– Det har vært veldig hyggelig å ha et svensk konsulentfirma som også har en lokal tilstedeværelse her i Helsingborg. Vi får konkret hjelp når vi trenger det, uten lange ledetider. Synerity har hjulpet oss med å bygge grunnlaget, sette opp et rammeverk og automatisere saksfordeling. De har også hjulpet oss med integrasjon med både våre tidligere og nåværende IT-partnere.
– Jeg må si at det er svært sjeldent man kommer i kontakt med konsulenter som har så dyptgående kunnskap om systemene de leverer. Det har ikke vært et eneste spørsmål de ikke har klart å svare på eller finne en løsning på. De er veldig på tå hev, og det er gull verdt for oss som kunde. Vi gikk live med integrasjonen med ATEA for tre måneder siden, og så langt har alt flytet veldig bra.
Samarbeidet fortsetter nå med regelmessige avstemminger, og en ny selvbetjeningsportal vil bli lansert snart. Det er også håp om at flere prosesser og avdelinger på sikt vil kunne flyttes inn i systemet.
– Vi fortsetter å ha kvartalsvise avstemminger med Synerity og få hjelp når behovet oppstår. Så langt er det først og fremst IT-avdelingen, samt de ansatte som jobber hos oss på ulike måter, som har tilgang til systemet. Men hvis vi ser at det er symbiotiske effekter fremover, er vi selvfølgelig åpne for å bringe flere avdelinger og ansatte inn i systemet. Blant annet har vi sett på å flytte onboarding-prosesser for HR inn i plattformen. I tillegg er vi i ferd med å lansere vår selvbetjeningsportal hvor vi vil trenge hjelp fra Synerity med å sette opp ulike skjemaer osv. Vi har store forhåpninger om at det på lang sikt både vil forenkle og effektivisere arbeidet vårt, avslutter Filip Landén.
« Jeg må si at det er svært sjeldent å komme i kontakt med konsulenter som har så dyptgående kunnskap om systemene de leverer. »
Utfordringen:
Å erstatte det tidligere ITSM-verktøyet, som ikke lenger oppfylte Helsingborgshems forventninger og behov, og i stedet implementere Freshservice En mer moderne og brukervennlig løsning som blant annet har gitt bedre oversikt og styring av eiendeler (CMDB) samt mer effektiv saksbehandling.
Løsningen:
Synerity tok utfordringen med å implementere sammen med Helsingborgshem Freshservice for å ytterligere effektivisere og automatisere IT-avdelingens saksbehandling. Fokuset har vært å gjøre løsningen enkel å administrere og bygge videre på, slik at kunden kan legge til flere prosesser og avdelinger etter hvert som behovet oppstår. Synerity har også gitt bistand med integrasjon med en maskinvareleverandør, og holdt opplæring og workshops på stedet hos kunden.
Resultatet:
Takk til Freshservice Helsingborgshem har nå fått et fullverdig saksbehandlingssystem hvor de har full oversikt over sine saker og eiendeler og kan følge opp servicenivåer. Over tid har vi også sett en økning i antallet i systemet, og over tid er det potensial for å koble til flere brukere og avdelinger. Helsingborgshem er en utmerket partner som har vist stort engasjement og raskt har blitt autonom i systemet. Synerity Etter implementeringen har fortsatt som en støttende partner med løpende avstemminger for å optimalisere bruken og sikre at løsningen fortsetter å skape verdi over tid.
