Svensk transportbyrå
Transportstyrelsen er et svensk statlig organ som er ansvarlig for regulering, tillatelsesgjennomgang og tilsyn innen transportsektoren, inkludert veitrafikk, jernbane, sjøfart og luftfart. De utfører oppgaver som å utstede førerkort og tillatelser, registrere kjøretøy og avgjøre inndratt førerkort, og håndtere skatter og avgifter knyttet til kjøretøy.
Transportstyrelsen har kontorer på 12 forskjellige steder over hele landet og har for tiden omtrent 2000 ansatte. Hoveddelen av virksomheten er lokalisert i Borlänge, Norrköping og Örebro, og byrået faller inn under Landsbygds- og infrastrukturdepartementet.
Synerity har hatt privilegiet av å være en svensk partner for Transportstyrelsen i Sverige i flere år, en reise som nå fortsetter ettersom de har valgt Halo som sin nye ITSM- løsning.
– Vi hadde allerede et svært godt samarbeid med Synerity , ettersom de også var vår lokale partner for vår forrige løsning, Cherwell. Da det ble klart at plattformen etter hvert ville bli avviklet, begynte vi å skanne markedet for å finne en passende erstatning, og vi falt for HaloITSM . Vi likte Halo Solutions' konsept, og det føltes som en spennende og frisk løsning som kunne oppfylle mange av våre krav. Da det viste seg at Synerity «Vi ble også partner av Halo, så det var veldig enkelt å bare endre løsningen, men beholde samme partner», sier Martin Fernström, systemadministrator/systemtekniker hos Transportstyrelsen.
– I starten var det veldig raske rykk, og det var vi veldig takknemlige for. Synerity kunne være en del av en så rask snuoperasjon. Vi fikk tildelt tre konsulenter ganske umiddelbart, og vi har i utgangspunktet flyttet alle prosesser og all funksjonalitet til HaloITSM. Det har involvert mye arbeid, men samtidig er det verdt å legge ned noen ekstra timer for å få det akkurat slik du ønsker det. Vi har hatt god hjelp av Syneritys konsulenter, og det var selvfølgelig også en fordel at de allerede kjente virksomheten. Det vi prioriterte å få hjelp med var fremfor alt alle integrasjonene. Når du jobber med en offentlig etat, er det også krav om at du fysisk er på stedet og gjør jobben.
Martin føler at den nye plattformen har gitt IT-avdelingen et løft, både når det gjelder funksjonalitet og fleksibilitet. Det har også vært en stor fordel å ha en partner som virkelig forstår hva man trenger å få ut av systemet.
– Vi gikk live med HaloITSM i slutten av mai, og foreløpig er det bare IT-avdelingen som jobber med løsningen. Det er et helt annet system enn det vi jobbet med tidligere, og det er mye større muligheter for utvikling, effektivisering og automatisering. Totalt sett føles det veldig moderne, og det er effektivt å jobbe i systemet. Det er også lærerikt og enkelt å komme i gang med. Vi er imidlertid fortsatt i en finjusteringsfase og i full gang med å endre både prosessene våre og hvordan vi jobber.
– Jeg vil også benytte anledningen til å gi en stor bonus til Halo-organisasjonen, som er veldig lydhør for all tilbakemelding og ivrig etter å få inn alle brukstilfeller. Ofte vises forbedringene vi har ønsket i kommende utgivelsesnotater, og vi får alltid rask og god respons fra både Halo og Synerity Vi liker å ha tett koordinering med partnerne våre og motta statusrapporter om hva som skjer angående systemoppdateringer. Og selv om Synerity «Selv om de er ganske nye i systemet, har de gjort sitt aller beste for oss og virkelig lyttet til hva vi trenger. Det er et veldig fleksibelt og givende samarbeid som vi ser frem til å fortsette», avslutter Martin Fernström.
« Det er et helt annet system enn det vi jobbet i før, og det er mye større muligheter for utvikling, effektivitet og automatisering. »
Utfordringen:
I 2018 etablerte den svenske transportstyrelsen en lokal ITSM-løsning i Cherwell ved hjelp av Synerity Kjerneprosessene – Hendelse, Forespørsel, Problem, Endring og Kunnskap – var på plass sammen med flere interne integrasjoner. Etter noen år ble utfordringen tydelig: høy endringstakt, økte krav til brukeropplevelse og rapportering, samtidig som teknisk gjeld og spesielle tilpasninger gjorde administrasjonen byrdefull. Myndighetens krav til datakontroll, sporbarhet og drift i eget nettverk medførte også at et plattformskifte måtte gjøres lokalt uten at det gikk på bekostning av stabilitet eller sikkerhet.
Løsningen:
I løpet av 2024/2025 ble det gjennomført en gradvis overgang til HaloITSM – fortsatt on-prem – i samarbeid med Synerity Vi startet med en visjons- og prosesskartlegging, kartla Cherwell-objekter til Halo-datamodellen og prioriterte «må-ha»-punkter for den første utgivelsen. Data for sentrale prosesser ble migrert med tydelige feltkart og kvalitetskontroller. Integrasjoner ble modernisert og standardisert for enklere administrasjon i etatens miljø. Utrullingen ble gjort i tre faser: pilot, parallellkjøring og kontrollert cutover med hypercare. Agenter og prosesseiere ble opplært, og en drifts- og administrasjonsmodell ble etablert for kortere utgivelsessykluser, patchrutiner og tydelige tilbakerullingsplaner – alt innenfor Transportstyrelsens eget datasenter og sikkerhetsrammeverk.
Resultatet:
Resultatet ble en moderne, konfigurerbar ITSM-plattform on-prem som er raskere å utvikle og enklere å eie. Behandlingstiden er forkortet, portal- og agentvisningene er mer intuitive og rapporteringen er skarpere. Prosessene for hendelse/forespørsel/problem/endring er strømlinjeformet, og kunnskap er enklere å finne og vedlikeholde. Ikke minst viktig er det at overgangen skjedde uten vesentlige driftsforstyrrelser og med datakontroll og sikkerhetsnivåer opprettholdt. Synerity fortsetter som rådgivende partner for kontinuerlig optimalisering og videreutvikling av HaloITSM for Transportstyrelsen.
