God morgen
Bravida er en av Nordens ledende leverandører av komplette løsninger for service og installasjon av strøm, varme, ventilasjon og andre tekniske funksjoner i eiendommer og anlegg. Selskapet tilbyr et bredt helhetlig tilbud og streber etter å skape ressurseffektive og bærekraftige løsninger for sine kunder.
Med en historie som strekker seg tilbake til 1920-tallet gjennom opprinnelsen i BPA, har Bravida i dag vokst til å bli et av de største installasjons- og serviceselskapene i Norden. I 2024 utgjorde konsernets nettoomsetning 29,7 milliarder svenske kroner, og virksomheten omfatter i dag omtrent 14 000 ansatte på mer enn 180 steder i Sverige, Norge, Danmark og Finland. Samarbeidet med Synerity startet våren 2024 da selskapet tok beslutningen om å velge Freshservice som sitt nye saksbehandlingssystem.
«Vår forretningsteknologiavdeling begynte å vokse ut av det eksisterende saksbehandlingssystemet, ettersom det ikke lenger oppfylte forventningene og behovene våre. Derfor begynte vi å se etter et nytt verktøy som vi også kunne bruke innenfor flere gruppefunksjoner der delt postboks var det primære verktøyet», sier Johan Bergfors, leder for kjernesupport i Bravida.
– Det første vi gjorde var å undersøke hvilke behov som fantes i andre deler av virksomheten. Det ble raskt klart at det var stor interesse for å gå over til et felles saksbehandlingssystem for å forenkle samarbeidet mellom avdelinger og øke samhandlingen. Mange jobbet med administrative oppgaver og trengte et verktøy som kunne bidra til å automatisere og optimalisere kostnader, fortsetter han.
Denne analysen førte til at en prosjektgruppe utarbeidet en forretningsplan og begynte å gjennomgå markedet for å komme opp med en grov liste over forskjellige spennende løsninger. De valgte ut omtrent ti leverandører som det var verdifullt å kontakte, og sendte deretter ut en forespørsel om informasjon (RFI).
– Synerity var ikke egentlig involvert fra starten av, men det var en annen partner som kjørte den første demonstrasjonen. Den presentasjonen var ikke helt overbevisende, så i starten gled den ut Freshservice litt lenger ned på listen før Synerity grep inn og tok over. Alle som var til stede fra de ulike avdelingene fikk vurdere både presentasjonen og produktet. Og takket være en veldig god presentasjon av Synerity og det Freshservice krysset av i alle boksene i kravspesifikasjonen, og vurderingen steg betraktelig.
– Da vi bestemte oss for Freshservice , med Synerity Som vår svenske partner kom implementeringen i gang ganske raskt. Vi valgte å håndtere implementeringen selv med Synerity som støtte. Opprinnelig var prosjektplanen å lansere den første konsernfunksjonen, Business Technology, i høst, men allerede i mai kunne avdelingen vår gå live med nesten 100 agenter. I løpet av høsten implementerte vi deretter en annen konsernfunksjon i systemet.
Johan fremhever også fordelene ved å ha et fleksibelt samarbeid som er basert på at mesteparten av implementerings- og utviklingsarbeidet gjøres med interne ressurser. Samtidig, Synerity er aldri mer enn en telefonsamtale eller e-post unna.
– I starten gjorde vi mye av implementeringen selv, men vi hadde kontinuerlige koordineringsmøter med Syneritys konsulent Erik Alm, som også bidro til å bygge ulike løsninger. Fra Syneritys side har fokuset alltid vært at vi skulle utvikle ferdighetene våre i systemet og lære å bygge og administrere det selv. De har vært veldig tydelige og flinke til å opprettholde kompetanseoverføringen, og vi har et godt samarbeid.
– Da vi skulle implementere flere avdelinger i Freshservice ble tid og ressurskapasitet knapp for oss. Vi signerte derfor en ressursforsterkningpakke med Synerity , noe som har medført at Erik i mye større grad har drevet prosessene og vært den som har tatt ledelsen. Det har også ført til at samarbeidet har blitt oppskalert og enda tettere, og vi fortsetter kontinuerlig å diskutere ulike problemstillinger og utveksle kunnskap med hverandre.
« Fra Syneritys side har fokuset alltid vært at vi skal utvikle ferdighetene våre i systemet og lære å bygge og administrere det selv. De har vært veldig tydelige og flinke til å opprettholde kompetanseoverføringen, og vi har et godt samarbeid. »
Hva ser du som de største fordelene med Freshservice ?
– At man kan sette det på et veldig grunnleggende nivå som alle kan håndtere, samtidig som man har potensial til å gjøre det veldig komplekst. Freshservice har stor kapasitet, og fra et IT-perspektiv er det utmerket at det er så mye funksjonalitet og så mange valgmuligheter. En stor fordel er også skalerbarheten av tillatelser for å kontrollere og begrense tilgang til både funksjonalitet og data. Dette uten at det går på bekostning av samarbeidet mellom konsernfunksjonene. Nå som alle avdelinger er live, kan man skalere opp fokuset på funksjonalitet og se på ulike automatiseringer. Vi har bare begynt å skrape i overflaten og har fortsatt en lang vei å gå for å utnytte alle funksjoner og kapasitet fullt ut, avslutter Johan Bergfors.
Utfordringen:
Samarbeidet med Bravida startet våren 2024 da de startet implementeringen av Freshservice som sitt nye ITSM-system. Synerity ble engasjert som partner med fokus på å bidra med kjernekompetanse rundt løsningen og støtte spesifikke brukstilfeller. På grunn av organisatoriske endringer og nye behov bestemte Bravida seg i februar 2025 for å utvide samarbeidet ytterligere med Synerity og arbeidet fortsetter nå med å effektivisere saksbehandlingen og digitalisere prosesser ytterligere.
Løsningen:
Bravida startet implementeringen av Freshservice i mars 2024 og deretter lansert hos IT-organisasjonen i mai samme år. Prosessene som ble tatt i bruk var hendelseshåndtering, tjenesteforespørselshåndtering via integrasjon til en ekstern bestillingsportal, problemhåndtering og deler av kunnskapshåndtering. I løpet av høsten ble det holdt regelmessige workshops med sikte på å forbedre opplevelsen i systemet og adressere spesielt utfordrende prosesser og behov. Deler av HR-organisasjonen i Sverige ble tatt i bruk tidlig på høsten, noe som markerte starten på å utvide bruken av Freshservice utenfor IT-sektoren.
Senere på høsten startet Bravida et initiativ for å inkludere både Lön Sverige og Shared Service Center i Freshservice Dette arbeidet ble hovedsakelig utført med interne ressurser, men med fortsatt rådgivning og støtte fra Synerity Implementeringen fortsatte til slutten av året. I løpet av våren ble det jobbet intensivt med å integrere Lön Sverige og Shared Service Center i Freshservice og med å analysere og tilpasse deres eksisterende arbeidsmetoder. Parallelt ble det kjørt et ambisiøst migreringsprosjekt for å overføre viktige saksdata. Før sommeren hadde alle grupperingene blitt tatt i bruk, og implementeringen omfattet da ikke bare Sverige, men også Norge, Danmark og Finland.
Etter sommerferien i 2025 har fokuset vært å videreutvikle og forbedre arbeidsmetodene i avdelingene som bruker Freshservice på ulike arbeidsområder. Det har vært et spesielt fokus på å skape bedre samarbeid mellom disse arbeidsområdene og øke graden av automatisering. Målet har vært å effektivisere saksbehandlingen og digitalisere prosesser.
Resultatet:
Mottakelsen av Freshservice i Bravida har vært positiv, og systemet ses på som et viktig skritt mot å øke effektiviteten og kvaliteten i intern service. Gjennom automatisering, digitalisering og integrasjoner legges det til rette for at avdelingene kan frigjøre tid til forbedringsarbeid og øke verdien for virksomheten. Synerity inspirert av Bravidas målrettede reise mot å etablere en mer samarbeidende og effektiv serviceorganisasjon. Til tross for komplekse forhold og et bredt spekter av virksomheter, viser Bravida et tydelig ønske om å utvikle sine arbeidsmetoder og dra nytte av Freshservice som en plattform for langsiktig innovasjon og forbedring.